Document
Un document (nom) est un élément d'information que l'on peut utiliser pour communiquer quelque chose. Dans la plupart des cas, il s'agit d'un papier qui contient des informations sous forme de marques d'encre. Mais de nos jours, les documents peuvent aussi être numériques.
Documenter (verbe) signifie produire un objet en collectant et en représentant des informations.
Différents types de documents
- Documents prototypes : Lettres, mémos, formulaires juridiques, Manuel d'instructions
- Documents d'archives : Journaux et magazines
- Les livres : Livres de textes, romans, livres de recettes, encyclopédie, bandes dessinées
- Documents canoniques : La Bible, l'Iliade et l'Odyssée, les Védas, le Ramayana, le Mahabharata, le Coran, le Code d'Hammurabi, le Tao Te Ching
- Documents transactionnels : Chèque, Contrats, Prescription, Reçu, Formulaire (document), Timbre-poste
- Documents fonctionnels : Fichiers PDF, fichiers PostScript, fichiers XML, courrier électronique
- Documents non prototypiques : Post-it, bandes de biscuits Fortune, cartes, peintures, cartons de lait, boîtes de céréales
- Documents numériques non classiques : Page web, blog, wiki
- Exemples de limites : La plaque sur le vaisseau spatial Pioneer 11, conçue par l'astronome Carl Sagan, et utilisant des informations supposées universelles est un exemple extrême de document destiné à communiquer avec les extraterrestres. D'autre part, les signaux enregistrés et imprimés du projet SETI constitueraient des documents si l'on découvrait qu'ils contiennent des communications extraterrestres.
Utilisation quotidienne
Ce que la plupart des gens comprennent, lorsqu'ils parlent d'un document, on peut le voir à partir des connotations et des dénotations qui apparaissent dans une recherche de document. De ces usages, on peut déduire les connotations typiques suivantes :
- Les écrits qui fournissent des informations (en particulier les informations de nature officielle)
- Tout ce qui sert à représenter la pensée d'une personne au moyen de marques symboliques
- Un certificat écrit de propriété ou d'obligation
- Enregistrer en détail ; "Les parents ont documenté chaque étape du développement de leur enfant".
- Un fichier numérique dans un format particulier
- Pour soutenir ou fournir des références ; "Pouvez-vous documenter vos demandes ?
- Authentification
- Un artefact qui répond à une notion juridique de document aux fins de la communication préalable dans le cadre d'un litige
Technologie de gestion du cycle de vie des documents
La technologie de gestion des documents s'est développée avec les documents eux-mêmes. Les pratiques concernant la préservation, l'archivage, la destruction et la gestion des documents revêtent une importance particulière. L'ensemble de ces pratiques est appelé "cycle de vie du document".
- La préservation physique : Les documents sous forme physique traditionnelle et sous forme physique numérique, comme les supports magnétiques, doivent être conservés physiquement. Cet aspect de la gestion des documents traite de questions telles que le vieillissement du papier (l'innovation du papier sans acide est un progrès en matière de préservation) et l'obsolescence des supports magnétiques.
- Stockage : Cet aspect comprend la gestion des ressources rares telles que l'espace sur les étagères et l'espace disque, et les technologies associées telles que l'utilisation optimale de l'espace. Les bibliothèques modernes telles que l'Université du Nevada et l'Université du Michigan utilisent souvent des technologies complexes permettant de gagner de l'espace, comme les systèmes de récupération robotisés pour les piles et les étagères mobiles. Dans le domaine numérique, toute la discipline des technologies de compression peut être considérée comme concernée par le stockage des documents.
- Préservation de la culture : Cette fonction, traditionnellement attribuée aux bibliothécaires, implique la sélection, la disposition et le stockage des documents dans des lieux sûrs. L'importance de cette partie de la gestion du cycle de vie des documents est visible dans l'impact d'événements historiques tels que l'incendie de la bibliothèque d'Alexandrie. Aujourd'hui, la bibliothéconomie et les sciences de l'information sont devenues une discipline universitaire importante.
- Bibliométrie : Cet aspect de la gestion des documents implique des fonctions d'indexation, de génération de statistiques et de taxonomies, et d'amélioration de la convivialité des grandes collections de documents. L'histoire moderne de cette technologie de gestion remonte à Melvil Dewey et au système décimal Dewey. Aujourd'hui, la science de la bibliométrie s'intéresse en grande partie à la gestion de l'impact des technologies électroniques. Cet aspect doit également traiter des numéros ISBN, des données de la Bibliothèque du Congrès et d'autres normes.
- Gestion du contenu numérique : L'explosion des contenus numériques a donné naissance à des technologies permettant de gérer de grandes collections d'informations numériques générées par les organisations. Ces systèmes doivent gérer le contrôle d'accès et les privilèges, le format électronique multiple, l'interface avec les infrastructures d'impression et permettre des flux de travail collaboratifs autour des documents.
- Gestion de l'interaction numérique-physique : Tant que les documents papier et numériques continueront à avoir de la valeur, les technologies de gestion modernes pour gérer leur interaction continueront à être utilisées. La clé de cette gestion est la gestion de la numérisation systématique et à grande échelle des documents physiques (comme le projet de numérisation des livres de Google).
- Destruction : Avec l'augmentation du coût du vol d'identité, les scandales d'entreprises et les préoccupations liées à la protection de la vie privée, la destruction des documents tant papier qu'électroniques est devenue de plus en plus importante à gérer. Des technologies telles que les déchiqueteuses jouent un rôle, tout comme les processus vérifiables de destruction des documents électroniques pour garantir le respect des lois sur la protection de la vie privée.
- Sécurité : La théorie de l'information de Shannon a donné naissance à toute une discipline qui s'intéresse à la sécurité des documents et aux technologies associées telles que le cryptage, ainsi qu'à des éléments de sécurité plus physiques tels que les filigranes et la protection des documents monétaires contre la contrefaçon.
- Le transport : L'ensemble du système postal, ainsi que les systèmes de messagerie modernes, repose en grande partie sur la nécessité de déplacer physiquement les documents d'un endroit à l'autre.
Pages connexes
- Livre
- Manuscrit enluminé
- Sceau (dispositif)
- Machine à écrire
Questions et réponses
Q : Qu'est-ce qu'un document ?
R : Un document est un élément d'information utilisé pour communiquer quelque chose.
Q : Quelle est la forme habituelle d'un document ?
R : En général, un document se présente sous la forme d'un papier contenant des informations sous forme de marques d'encre.
Q : Les documents peuvent-ils être numériques ?
R : Oui, de nos jours, les documents peuvent également être numériques.
Q : Que signifie documenter quelque chose ?
R : Documenter quelque chose signifie produire un objet en collectant et en représentant des informations.
Q : Quelle est la différence entre un document et une documentation ?
R : Un document est un élément d'information unique, tandis que la documentation désigne le processus ou la pratique consistant à créer et à conserver des documents.
Q : Les photographies peuvent-elles être considérées comme des documents ?
R : Oui, les photographies peuvent être considérées comme des documents si elles contiennent des informations qui communiquent quelque chose.
Q : Quelle est l'importance de la documentation de l'information ?
R : Il est important de documenter l'information parce qu'elle permet d'enregistrer les événements, de faciliter la communication et d'aider à la prise de décision.
